<2021/05/20> rakumo ワークフロー、キンタイ:機能追加、仕様変更他

<2021/05/20> rakumo ワークフロー、キンタイ:機能追加、仕様変更他

いつも rakumo をご利用いただきまして、誠にありがとうございます。

5月20日(木)に rakumo のアップデートを行いましたのでお知らせいたします。
アップデート情報は下記の通りです。

リリース日時

・2021年 5月 20日(木) 12時33分

内容詳細

rakumo ワークフロー

クラウドサイン連携機能をリリース(5月20日追記)

rakumo ワークフローと、弁護士ドットコム株式会社の電子契約サービス「クラウドサイン」を連携する機能をリリースしました。

詳しくは、こちらをご参照ください。

「作業ステップ」の新設

従来の「承認ステップ」と「回覧ステップ」に加え、3種類目のステップとして「作業ステップ」が利用できるようになりました。
承認ステップでの意思決定に基づき、何らかの作業を行うような場合に適したステップです。
これにより、rakumo ワークフローで「承認 → 作業 → 回覧」の3段階のワークフローを作成・運用することが可能になりました。

使用例:「アカウント登録申請」の経路を以下の3つのステップで行う

  1. 承認ステップ:上長がアカウント登録を承認する
  2. 作業ステップ:情報システム管理者がアカウント登録作業を実施する
  3. 回覧ステップ:申請者に結果をお知らせする

・・・など

作業ステップのほとんどは、承認ステップの機能と共通しますが、一部の仕様は承認ステップと異なります。

承認ステップとの共通点:

  • 複数のステップを連続配置できます。
  • 作業担当者は通知を受け取ることができます。(メール・Slack の両方に対応)
  • 差し戻し・コメント入力・フォロー/解除ができます。
  • 申請書の編集や経路変更、条件による経路分岐、上長判定も使用できます。

承認ステップとの相違点:

  • 承認ステップと回覧ステップの間に配置できます。
  • 作業ステップでの作業中や、すべての作業ステップを終えて回覧ステップに入ったあとも、申請書の状態は「承認」のまま変化しません。
  • 作業ステップでは「誰か1人」のみ選択可能で、「全員」を選択することができません。
  • 申請を却下できません。
  • 代理人を設定できません。

ご注意点:

  • キンタイ用のワークフロー申請経路では、作業ステップをご利用いただけません。

作業ステップの新設に伴い、ユーザー画面上の表示が変化する箇所があります。

画面上の変更点:

  • ユーザー画面に「作業」フォルダと「作業予定」フォルダが新たに追加されました。
  • 承認ステップの「承認する」ボタンは、作業ステップでは「完了する」ボタンになります。
  • タイムラインでは、終わった作業ステップに「完了」のマークが表示されます。

詳細な情報や、ご利用の流れについては、「rakumo ワークフロー管理者マニュアル」をご参照ください。

リマインダーメールの受信可否をユーザーが選択できるように

メール通知と Slack 通知に加え、リマインダーメールについても、ユーザーが受信可否を選択できるようになりました。
リマインダーメールの受信可否は、「個人設定」 > 「ワークフロー設定」の画面から設定します。

本設定は、管理者がリマインダーメールの送信を有効に設定している場合のみ、選択可能です。既定値は「受信する」です。
組織全体でリマインダーメールを無効にしている場合は、本設定は無効化され、選択できません。

申請時の申請書フォロー状態の既定値を変更できるように

これまで、申請時の申請書のフォロー機能の既定値は有効(チェックが入った状態)となっていましたが、規定値をワークフロー管理者が変更できるようになりました。
申請経路の設計上、従来の既定値のままだと申請者に多数の通知が送信されてしまうような場合は、本機能を利用して既定値を変更することで、不要な通知を減らすことができます。

ワークフロー運用管理画面の「一般設定」から、既定値を変更できます。
「フォローしない」に変更すると、申請時の申請書フォロー機能のチェックボックス規定値が OFF になります。

「フォローしない」に変更した場合のチェックボックスの状態:

備考:

  • フォロー状態の既定値を変更できるのは、申請時のみです。承認時の既定値は OFF から変更できません。
  • 本機能は既定値を変更する機能です。フォロー機能自体を無効化するものではありません。
  • 例えば、管理者が既定値を「フォローしない」に変更した場合も、申請者はフォロー状態のチェックボックスを ON にすることで、申請書をフォローできます。

rakumo キンタイ

年休以外の休暇種別でも時間単位での休暇取得が可能に

今までは、時間単位休暇設定は年休にのみ紐付けることができました。
本リリース以降、その他の休暇種別へも、時間単位休暇設定を紐付けることができるようになりました。

「事前に付与する」休暇種別で時間単位休暇を取得するときの動き:

  • 申請、承認(休暇取得)、残日数(残時間)の計算は年休と同様です。
  • ただし、年次有給休暇以外の休暇種別で取得可能枠を制限することはできません。
  • 例えば、管理者が既定値を「フォローしない」に変更した場合も、申請者はフォロー状態のチェックボックスを ON にすることで、申請書をフォローできます。

「事前に付与しない」休暇種別で時間単位休暇を取得するときの動き:

  • 時間単位休暇申請の「取得時間」の選択項目は、その休暇種別に設定された時間単位休暇設定の「取得単位」に従います。
  • 事前に付与しない休暇のため、申請が承認されると申請通りに時間単位休暇が記録されるのみとなります。
    • このため、残日数、残時間が減ることはありません。
    • 仮に、休暇種別の設定で以前は「事前に付与する」休暇だったためスタッフにその休暇が付与されている場合でも、承認時点の休暇種別の設定が「事前に付与しない」休暇になっている場合は残日数が減ることはありません。

PDF の出勤簿内の打刻に関する警告表示有無を制御できるように

現在、出退勤打刻を手入力で入力・修正すると、PDF の出勤簿(印刷・提出時)の警告欄に以下のような文言が表示されます(※)が、本リリース以降、勤務形態の設定 > 出勤簿の設定 画面で、これらの警告を非表示にできるようになりました。

(※) 空 → 手入力 で打刻した場合は「出勤手入力」、「退勤手入力」、「出退勤手入力」が表示され、
打刻済み → 手入力で修正した場合は「出勤修正」、「退勤修正」、「出退勤修正」が表示されます。

年間カレンダーの作成可能数を 10件 → 30件に増加

これまで、年間カレンダーの作成可能数は、最大 10 件でした。本リリース以降、最大 30 件まで作成できるようになりました。