添付ファイル機能に関する注意点を知りたい

添付ファイル機能に関する注意点を知りたい

rakumo ワークフローでは、2種類のファイル添付機能が存在します。

添付機能によって、ファイルを閲覧できるユーザーの範囲や、申請後の変更可否などが異なります。
添付ファイルの変更や閲覧ユーザーを厳密に制限したい場合は、「ファイル添付欄」が便利です。

各添付機能の違いについては、以下をご参照ください。

A. Google ドライブ上のファイル URL を添付する機能(Google Drive ファイル添付欄)

rakumo ワークフローの標準添付機能「Google Drive ファイル添付欄」では、申請書に Google ドライブファイルの URL を記載します。

  • データ保存場所:Google ドライブ
  • ファイルを閲覧できるユーザーの範囲:Google ドライブファイルを共有されたユーザー
  • 申請後の内容編集可否:内容の編集やファイルの削除が可能。
  • ファイルサイズの制限:ファイルの最大容量は、Google ドライブの仕様に準じます。(※)

(※)詳細につきましては、以下の Google ヘルプページをご参照ください。
▶︎ Google ドライブに保管可能なファイル - Google ドライブ ヘルプ

ファイルを直接 rakumo の稼働するサーバーへアップロードして添付する方法(ファイル添付欄)

有料オプション「ローカルファイル添付オプション」をご契約の場合のみ、ご利用可能な添付機能です。

「ファイル添付欄」では、rakumo の稼働するサーバー(※)へファイルをアップロードして、ファイルのダウンロードリンクを申請書に表示します。
(※)Google社の提供するクラウドサービス Google App Engine

  • データ保存場所:rakumo の稼働するサーバー(Google App Engine )
  • ファイルを閲覧できるユーザーの範囲:申請書の経路上のユーザー または rakumo 管理者、ワークフロー管理者、ワークフロー運用担当者
  • 申請後の内容修正可否:編集不可。申請書の削除操作でのみ、ファイルデータの削除が可能
  • ファイルサイズの制限:1ファイルあたりの最大容量 32MB