役職グループを申請経路に設定するメリットを教えてください。

役職グループを申請経路に設定するメリットを教えてください。

rakumo管理画面の 役職と職位の設定 で作成した役職グループを申請経路に設定する際のメリットを2点ご紹介します。

【1】 上長設定に対応

上長設定とは、ユーザーが申請を行うと、申請ユーザーの上長だけを自動で承認者として表示する機能です。

  • 【使用例】 申請者の所属部署に応じて上長を承認者として表示させたい場合

    総務部の山田部長、営業部の鈴木部長、開発部の佐藤部長を登録した【部長グループ】を作成します

    申請経路に【部長グループ】を設定します

    総務部の一般社員の楽雲さんが申請を行います

    総務部の山田部長のみが承認者として表示されます

また、役職グループに職位を設定することで、申請者が役職者の時、下位役職者のみのステップを省略することが可能です。

  • 【使用例】 申請者の職位に応じて下位役職の承認ステップを省略したい場合

    総務課の加藤課長、営業課の丸木課長、開発課の遠藤課長を登録した【課長グループ】
    総務部の山田部長、営業部の鈴木部長、開発部の佐藤部長を登録した【部長グループ】
    社長の福島さんを登録した【社長グループ】を作成

    申請経路に【課長グループ】【部長グループ】【社長グループ】のステップを設定し、
    「承認・回覧者が、申請者より職位の低い役職・担当のみの場合、経路を省略する (上長設定が有効な場合のみ)」にチェックをいれます

    総務部の山田部長が申請を行います

    【部長グループ】と【社長グループ】のステップのみが申請経路に表示されます

設定方法の詳細につきましては、『rakumo ワークフロー管理者マニュアル』 「5.申請経路を設定する」 をご参照ください。
マニュアル - G Suite版

【2】 変更にスムーズに対応

Google グループで作成した部署やバイネームを申請経路に設定を行うと、部署の変更や人の役職変更や異動が生じた際に、一つずつ申請経路の設定を確認する必要があります。
役職・担当のグループを申請経路に設定を行っていると、変更が生じた場合でも、申請経路を直接変更を行う必要がありません。
役職・担当のグループ内のユーザーだけを変更すれば、その変更は申請経路に反映されますので、急な人事異動などが生じてもメンテナンスのコストをかけずに済みます。

【設定方法】

役職グループの作成は、以下の画面から行います。

rakumo 管理画面 > 役職と職位の設定

設定方法の詳細につきましては、『rakumo ワークフロー管理者マニュアル』 「5.2.2 役職グループを追加する」 をご参照ください。
マニュアル - G Suite版