設備予定の重複登録を禁止する設定方法を教えてください。

設備予定の重複登録を禁止する設定方法を教えてください。

Googleカレンダー側、rakumo側ともに重複禁止設定を行い、予定管理者がユーザーの予定に利用設備として設備を招待する運用を行うことで、G Suite 上で作成した設備を含む予定の重複登録を防ぐことができます。

1. rakumoカレンダーの設定を変更

【設定方法】

rakumo管理者用コントロールパネル > カレンダー設定 > 一般設定 > 設備予定の重複登録を認めないをオンにして保存
noOverlap

上記設定を行うことで、設備予定の登録実行時に設備カレンダーの同時間帯にすでに予定が入っていた場合に、重複のメッセージを表示してrakumoカレンダー上からの登録をできないようにすることができます。
ただし、以下のような場合には重複のメッセージは表示されず、設備の重複予定を完全に防ぐことはできません。

  • 複数の端末から同時に予定の登録を実行した場合(※)
  • 「Google カレンダー」側から設備予定の登録を行った場合(※)
  • 設備が予定管理者かつ外部向け表示「予定なし」の予定に対して重複登録を行った場合
  • 登録時点の時刻から見て「過去の日時」において設備予定の重複が発生した場合

(※)併せてGoogleカレンダー側での重複禁止設定を行っていただくことで、重複して登録された予定は自動的に設備のステータスが「辞退」となります。

2. Googleカレンダーで設定を変更

リソースカレンダーの「招待状の自動承諾」のオプションを「招待された日時が空いていれば自動承諾する」に設定すると、外部向け表示が「予定あり」から変更できないようになります。また、ユーザーが予定管理者の予定の「利用設備」として選択された予定の時間帯が重複した際は、設備ステータスは自動的に「辞退」となり、重複予定の登録者にメールで辞退の通知が送られるようになります。(※)

(※)Google カレンダーの仕様上、予定管理者が「設備」の予定はユーザーカレンダーと同様の扱いとなるため、重複判定のチェックが行われません。
併せてrakumoカレンダー側で重複禁止設定を行っていただくことにより、【予定管理者が「設備」かつ、外部向け表示「予定あり」で登録された予定】についても重複判定対象となり、rakumoカレンダー上からは重複登録が行えないようにすることができます。

【設定方法】
Googleカレンダーのリソース設定画面→招待状の自動承諾→「招待された日時が空いていれば自動承諾する」を選択します。
詳細な設定方法につきましては、以下をご参照ください。

  1. 特権管理者アカウントでGoogleカレンダーにアクセスします。
  2. 画面左の【マイカレンダー】欄に該当のリソースが表示されているか確認します。
    表示されている場合は、(6)以降をご確認ください。
  3. マイカレンダーに該当のリソースが表示されていない場合は、【同僚のカレンダーを追加】の「+」をクリックして、「リソースをブラウジング」を選択します。

  4. リソース一覧から変更を行いたい設備を探して、チェックボックスにチェックを入れます。
  5. 画面上部の「←」をクリックして、カレンダーに戻ります。
  6. 【マイカレンダ-】に (4) で追加したリソースが表示されます。リソースにカーソルを当て、点が縦に3つ並んだ箇所をクリックします。
  7. 「設定と共有」をクリックします。
  8. 招待状の自動承諾で、「招待された日時が空いていれば自動承諾する」と設定します。

3. 設備予定の重複登録を防ぐための運用方法

  • 予定の登録前:対象設備に予定が入っていないかどうかご確認いただく
  • 予定の登録時:予定管理者がユーザーの予定に利用設備として設備を設定し、ご登録いただく
  • 予定の登録後:対象設備のカレンダーを参照して、予定の重複が発生していないか(設備ステータスが「承認」になっているか)どうかご確認いただく

ご注意点

Googleカレンダー側、rakumo側ともに重複禁止設定を行なった場合でも、設備カレンダーの設定や運用などにより、重複して予定が登録される場合がございます。
詳細につきましては、施設、設備の予定が重複して登録されてしまい困っています。対処方法を教えてください。 をご参照ください。