設備予定の重複登録を禁止する設定方法を教えてください。

設備予定の重複登録を禁止する設定方法を教えてください。

Googleカレンダー側、rakumo側ともに重複禁止設定を行い、予定管理者がユーザーの予定に利用設備として設備を招待する運用を行うことで、G Suite 上で作成した設備を含む予定の重複登録をほぼ防ぐことができます。

なお、誠に申し訳ございませんが、G Suite 上で作成した設備を含む予定の重複登録を完全にシャットアウトすることはGoogleカレンダー、rakumoカレンダーの仕様上出来かねます。
完全に重複登録を禁止したい場合は、有料オプション「rakumo設備予約オプション」のご利用をご検討ください。
▶︎ rakumo オプションページ

1. rakumoカレンダーの設定を変更

【設定方法】

rakumo管理者用コントロールパネル > カレンダー設定 > 一般設定 > 設備予定の重複登録を認めないをオンにして保存
noOverlap

上記設定を行うことで、設備予定の登録実行時に設備カレンダーの同時間帯にすでに予定が入っていた場合に、重複のメッセージを表示してrakumoカレンダー上からの登録をできないようにすることができます。
ただし、以下のような場合には重複のメッセージは表示されず、設備の重複予定を完全に防ぐことはできません。

  • 複数の端末から同時に予定の登録を実行した場合(※)
  • 「Google カレンダー」側から設備予定の登録を行った場合(※)
  • 設備を予定管理者とした外部向け表示「予定なし」の予定の登録を行った場合
  • 登録時点の時刻から見て「過去の日時」において設備予定の重複が発生した場合

(※)併せてGoogleカレンダー側での重複禁止設定を行っていただくことで、重複して登録された予定は自動的に設備のステータスが「辞退」となります。

2. Googleカレンダーで設定を変更

設定を行うことで、ユーザーが予定管理者の予定の「利用設備」として選択された予定の時間帯が重複した際、設備ステータスは自動的に「辞退」となり、重複予定の登録者にメールで辞退の通知が送られるようになります。(※)

(※)Google カレンダーの仕様上、予定管理者が「設備」の予定はユーザーカレンダーと同様の扱いとなるため、重複判定のチェックが行われません。
併せてrakumoカレンダー側で重複禁止設定を行っていただくことにより、【予定管理者が「設備」かつ、外部向け表示「予定あり」で登録された予定】についても重複判定対象となり、rakumoカレンダー上からは重複登録が行えないようにすることができます。

【設定方法】
Googleカレンダーのリソース設定画面→招待状の自動承諾→「招待された日時が空いていれば自動承諾する」を選択します。
詳細な設定方法につきましては、以下をご参照ください。

  1. 特権管理者アカウントでGoogleカレンダーにアクセスします。
  2. 画面左の【マイカレンダー】欄に該当のリソースが表示されているか確認します。
    表示されている場合は、(6)以降をご確認ください。
  3. マイカレンダーに該当のリソースが表示されていない場合は、【同僚のカレンダーを追加】の「+」をクリックして、「リソースをブラウジング」を選択します。

  4. リソース一覧から変更を行いたい設備を探して、チェックボックスにチェックを入れます。
  5. 画面上部の「←」をクリックして、カレンダーに戻ります。
  6. 【マイカレンダ-】に (4) で追加したリソースが表示されます。リソースにカーソルを当て、点が縦に3つ並んだ箇所をクリックします。
  7. 「設定と共有」をクリックします。
  8. 招待状の自動承諾で、「招待された日時が空いていれば自動承諾する」と設定します。