ワークフローを使い始めるために必要な設定を教えてください。

ワークフローを使い始めるために必要な設定を教えてください。

0. 事前準備

はじめに、設定に必要な以下の情報を整理・用意してください。

  • ワークフローでどのような申請書書式を作成するか
  • 申請書がどのような承認ルートを必要とするか
  • 役職者の一覧
  • 組織図情報

ワークフローの設定は、主に rakumo ワークフロー管理画面で行います。
rakumo ワークフロー管理画面へアクセスできるように、設定に使用する管理者アカウントに「rakumo ワークフロー管理者」の役割を割り当ててください。
役割の設定は、rakumo 管理画面で行います。
URL:https://a-rakumo.appspot.com/admin/roles

設定方法は、以下のサポートページをご覧ください。
ワークフロー運用管理画面にログインするための設定方法を教えてください。

1. 役職と職位の設定をする

rakumo 管理画面で、申請経路の作成時に使用する役職・担当グループを設定します。
URL:https://a-rakumo.appspot.com/admin/titles

役職・担当グループを作成してユーザーを割り当てることで、申請部署に応じた上長の表示制御が簡単に行えます。

役職・担当グループの作成方法は以下のマニュアルをご覧ください。
『rakumo ワークフロー管理者マニュアル』 7.6.2 役職グループを追加する
マニュアル(Google版)

2. 申請区分(分類)を作成する

rakumo ワークフロー管理画面で、申請書ひな型を分類するフォルダを作成します。
URL:https://a-rakumo.appspot.com/workflow/admin/category/

似た内容の申請書ひな型をまとめられるほか、申請区分ごとにユーザーからのアクセス制御を行うことが可能です。

申請区分の作成方法については、以下のマニュアルをご覧ください。
『rakumo ワークフロー管理者マニュアル』 5.1. 申請区分を新たに作成する
マニュアル(Google版)

3. 申請書ひな型を作成する

rakumo ワークフロー管理画面で、申請書書式となる申請書ひな型を作成します。
URL:https://a-rakumo.appspot.com/workflow/admin/appform/

初期状態では、サンプルの申請書ひな型が登録されています。
サンプルの申請書ひな型を使用することも、貴社運用に応じた申請書ひな型を作成することも可能です。

申請書ひな型の作成方法については、以下のマニュアルをご覧ください。
『rakumo ワークフロー管理者マニュアル』 6.3. 申請書ひな型を作成する
マニュアル(Google版)

4. 申請経路を作成する

rakumo ワークフロー管理画面で、申請の承認ルートを作成します。

初期状態では、サンプルの「共有経路」が1つ登録されています。
サンプルの申請経路を使用することも、貴社運用に応じて申請経路を作成することも可能です。

rakumo ワークフローでは、「共有経路」「専用経路」の 2種類の経路を作成することができます。
設定を行う画面は、作成する経路の種類により異なります。

申請経路の作成方法については、以下のマニュアルをご覧ください。
『rakumo ワークフロー管理者マニュアル』 7. 申請経路を設定する
マニュアル(Google版)

共有経路を使用する場合、作成後に申請書ひな型と共有経路を紐付けます。
申請書ひな型に申請経路を設定したのち、項目を条件に指定して経路ステップを省略する設定や、申請書項目の入力・編集許可を設定することができます。

5. 申請書ひな型を使用した申請を受け付ける

rakumo ワークフロー管理画面の申請書ひな型の詳細ページから、申請書ひな型を有効化します。
URL:https://a-rakumo.appspot.com/workflow/admin/appform/

申請書ひな型を有効化すると、申請書ひな型がユーザー画面に表示されるようになり、ユーザーは申請書を起票することができるようになります。

申請書ひな型を有効化する方法は、以下のマニュアルをご覧ください。
『rakumo ワークフロー管理者マニュアル』 6.10. 申請書ひな型を使用する/不可にする
マニュアル(Google版)

6. 申請経路の動作を確認する

経路が完成したら、作成した経路が実際の申請時にどのように表示されるかを確認しましょう。
管理画面から、任意のユーザーを指定して、指定したユーザーが申請を行う際の申請書ひな型の申請画面と申請経路の表示内容を確認することができます。

操作方法の詳細については、以下のマニュアルをご参照ください。
『rakumo ワークフロー管理者マニュアル』 6.9.2. 作成した申請書ひな型の入力画面と申請経路をテストする
マニュアル (Google版)